時間管理 苦手 仕事 6

どれから手をつけたらいいのかわからない、いつも優先順位がわからなくなる!という方のために、スケジュール管理を簡単に、楽にする方法をご紹介します。, スケジュール管理の基本を知って、順を追ってやっていけば誰でもできるようになります。, まず、スケジュール管理とはそもそもどうすれば効率よくできるのか、基本のポイントを押さえましょう。, プライベートの予定は手帳に書き、仕事の予定はカレンダーアプリで管理、というように予定を分けてしまうことはおすすめできません。, 例えば、仕事関係の人に食事に誘われた時に、仕事の予定をアプリで確認し、退社後の予定を手帳で確認し、と確認するのが非常に面倒だからです。, うっかり大事な予定を見逃してしまったりすると、ダブルブッキングのリスクもあります。, スケジュールはプライベートか仕事かというように分けず、1つで管理をした方が見やすく、間違いが発生しにくいです。, 例えば、毎朝メールのチェックをして必要な返信を済ませるのに、15分で済むのか、30分かかるのか、自分のペースを把握していますか?, その時間感覚がわかっていないと、せっかくスケジュールを立てても、予定通りにことが進まないのです。, など、自分が今やろうとしていることについて、おおよその時間を考えてスケジュールを立てましょう。, 急に時間感覚を持つのは難しいと思いますので、普段から「この仕事には○分かかった」と意識しておくことも大切です。, 予定外の仕事が入ってくることもありますので、仕事と仕事の間には、少し隙間の時間を作っておくとよいでしょう。, 社外での打ち合わせで移動するときなど、電車の遅延や道路の渋滞などで時間がギリギリになってしまうと、相手方にも迷惑をかけるからです。, では実際にスケジュールを立てるときに、ここを考えておくと管理がしやすいというポイントをご紹介します。, スケジュール管理が苦手な人は、自分が今どのくらいの仕事を抱えているのか、全体像が把握できていないことが多いものです。, ここで漏れがあるとスケジュールを立てても意味がなくなるので、小さな仕事も漏れなく書き出すようにしてください。, 期日と重要度を考慮して並べ替えをしてみると、今日やらなければいけない仕事がわかるようになります。, 締め切りが特に決められていない仕事もあると思いますが、その場合でもおよその締め切りを自分で決めておくと、仕事を進めやすくなります。, 初めての仕事の場合は、予想するしかありませんが、およそこのくらいだろうと想定して予定を立てます。, この資料は1時間もあればできるなと思っても、途中で何か別のことに遮られる可能性もあります。, 急に上司に呼ばれて、打ち合わせすることになるなど、予定外の仕事が入ってくることもあるでしょう。, そんなときに備えて、1時間の仕事なら10分程度多めに見積もっておき、18時が終業時間なら、17時くらいに終わるように予定を立ててみるのです。, そうすると、途中でイレギュラーなことがあっても、定時に仕事が終わらせられるのではないでしょうか。, 帰る前に、次の日の朝は何をするかが決めてあるので、出社したらすぐに仕事に取りかかれます。, 次の日に何をするか決めておかないと、朝デスクに座ってから「さて、今日のスケジュールはどうしようかな」と予定を立てるところから始めることになるので、その分時間が押してしまいます。, スケジュールを管理するのは、仕事を効率的に進めるためですから、前日までにやるべきことを決めておきましょう。, お昼、終業時など、キリのいいところで、「スケジュール通りできているかな?」と確認してください。, そこで、終わったことは消し、予定通りいっていないことがあるなら、何がいけないのかを見直します。, しかし、「スケジュール通りにやらなくては!」と自分を追い込むようなことをするとストレスになります。, 少し余裕を持ったスケジュールを組んでいるはずですから、イレギュラーなことがあっても大丈夫。, スケジュールの管理方法はいろいろありますが、自分にあった方法を選ぶことと、自分が何をすべきかを把握しておくことが大切です。, 自分の手で書く方が好きという人もいれば、スマホのアプリでいつでも見られる方が楽という人もいます。, スケジュールを立てる前に、「この仕事は本当に自分がやるべきことか?」と今一度考えてみてください。, 自分がやるべきことと、人に任せていいことが混ざっていると、スケジュールが立てにくいからです。, 「よく考えたら、これは○○さんに任せてもいい仕事だった」ということもあるでしょう。, やるべき人を明確にすると、仕事の流れも把握しやすく、スケジュールが立てやすいのです。, 自分のスケジュールを立てたなら、チームのメンバーとそのスケジュールを共有することが必要です。, Googleのスプレッドシートやカレンダーなどを使い、誰がいつ何をしているのかがわかるようにしておきます。, スケジュールを共有することで、他の人と仕事が重なることを防げますし、お互いの進捗がわかりやすくなります。, これまで、スケジュール管理が上手にできない!と思っていた人は、プライベートと仕事の予定がごちゃまぜになっていたり、仕事の所要時間を考えずに予定を立てていたり、何らかの理由があったはずです。, ですから、今回ご紹介したように、まずは基本を押さえて、順を追って予定を立てていけば、きっと上手にスケジュール管理ができるようになるでしょう。, 自分が使いやすいツールを選び、仲間ともスケジュールを共有しながら、スムーズに仕事を進めていきましょう!, 一般社団法人 Mission Leaders Academy Japan 代表理事 そのため、日々の業務をする際には、タスク別にどれくらい時間がかかったのかを記録しておくことをおすすめします。今後のスケジュール管理の際の参考にしましょう。, 時間の管理は、あまり切り詰めすぎないということも大切です。余裕を持たせたてタスクにかかる時間を計算しておくことで、予想外に作業に時間がかかってしまったときやトラブル発生時、緊急の仕事が入ったときなどに使える時間を確保することができます。ハードだと感じるスケジュールは避けたほうが良いでしょう。, 仕事のスケジュール管理方法についてご紹介してきました。仕事を効率化し、充実したプライベートの時間を確保するためにも、スケジュール管理のテクニックは身に付けておきたいものです。 発達障がいのうちadhdの人は、タスクや時間の管理が苦手という特性を持ちます。 今回はadhdの人が問題なく社会生活を営むためのヒントとして、タスクや時間を管理し、仕事のミスに対処するための方法の例をご紹介していきます。 暮らしの仕組みづくり:コンサルティング型片付けサービス、新築・リフォーム・引っ越し前の収納プラン・片付け作業, もともと、私は時間管理が大の苦手です。いつも〆切ギリギリにならないと取り掛かれず、スケジュールはいつも詰め込みすぎ、結局毎日何かしら「やらねばならない」に追われて焦っていました。そんな時間管理が苦手なところから、どうにか普通に時間管理ができるようになった実践済みのコツです。, 「時間管理」は、時間を管理すると書きますが、実際に私たちが管理できるのは時間ではなくて自分の行動なんですよね。時間管理が苦手な人は、まずは時間をうまく使えるように自分をコントロールできるようになる、という意識を持つことが苦手克服の最大のコツです。, うまく時間と行動を紐づけ、そして自分が行動しやすいように工夫をしていくことがポイントです。, 時間を見えるようにするポイントは4つです。時間管理が苦手な人は、時間感覚が乏しく、「いつの間にか時間が経っていた」ということが多いです。, 時間管理が苦手な人は、まずは、自分がどんな過ごし方をしているか現状を知るところから。私の場合例えば朝は、, この1時間半の間にこれらの「名のある行動」をしているものの、1つ1つにどれだけかかっているかは不明。さらに、1つ1つにどのくらいかかっているかを想像して、足してもトータルで1時間半にはならないという、謎。時間管理苦手な人はみな、同じような傾向があるようです。, 1日中行動をすべて記録するのは大変ですが、まずはできる範囲で意識して何をしているのかを、記録してみてください。そうすると、結局私は朝からながらでメールチェックをしていたり、新聞を読んだりしていました。そのため、必要以上に時間がかかっていました。また、人によっては動かずに頭の中で色々と考えている時間が長い方もいます。, 1日をトータルで記録してみると、意外とこういう「空白の時間帯」が出てきます。ここが、今後改善していくところとなります。, 時間管理が苦手な人は、スケジュール管理も苦手です。スケジュールを書き出す理由は2つあります。, ただ漫然と目の前のモノゴトに取り組むよりも、自分の理想の暮らしが描けていた方が現実とのギャップも見つけられますし、理想に向かっての努力もできます。, さらに次の項目でも詳しく紹介しますが、いつ何をするかがはっきりわかっている方が、楽に動きだせます。, 時間やタスクに追われている時は、たいてい1日や1週間のスケジュールを俯瞰できていないですし、逆についダラダラしてしまう時は、自がでやりたい、やった方がいいことなどの「目標」を見失っています。, さらに時間管理が苦手な人の場合、1日の中での時間配分がうまくありません。朝起きてからの予定を全部決めて書き出していても、なかなかその通りに実行できないのではないでしょうか?, その理由は後半に説明しますが、毎日のスケジュールを書いて振り返って検証することで、自分の行動、時間の使い方を理解・修正することができます。, スマホを持つようになってから、腕時計をしている人が減っていると思いませんか?時間管理が苦手な人は、ほぼ腕時計をしていません。もしくは、していても見ていません。, 「時計を見て、時間を頻繁に確認する」という行為を習慣づけると、時間感覚がついていきます。, いくらスケジュールを組んで、腕時計をしていたとしても、自分がやっていることに没頭するタイプの場合は「あら、もうこんな時間」となりがちです。, また完璧主義・完全志向の方も、例えば資料を探す場面や、欲しいものを探す場面でより良いものを延々と探し続けてしまうような傾向がありま。このように時間管理が苦手な人は時間経過を意識できない特徴があります。, 一人で何かをしている時は、タイマーやアラームを利用します。腕時計、ストップウォッチ、スマホ、スマートスピーカー…。自分で使いやすいものを使ってみてください。, 何をするか、しなくてはならないかがわかっていても、それが漠然としていてはなかなか行動に移せません。例えば、痩せたいと思っていても、そのために具体的に何をするのか、いつやるのか、いつまでにやるのかがわかっていないと結果につながる行動がなかなか起こせません。, これは、大がかりな目標やプロジェクトに限った話ではなく、日々の小さな家事や、メール返信などのタスクも同じです。, 簡単で、毎日やるような内容ほど、タイミングや順序や所要時間が決まっていて、それが習慣化されていれば実行されやすいです。, 例えば歯を磨くときや、靴を履くとき、着替える時。無意識に同じ順番でやっていますよね。日々の小さなタスクについても、具体的・明確に決める何をどのようにやるか具体的、明確に決め、習慣化しましょう。, また、時間管理が苦手で、ついうっかり〆切に間に合わなかったり、予定を忘れてしまったり・・・を繰り返してしまう場合は、予定を確認する仕組みがうまく作れていないことが原因です。, 手帳、スマホなどツールは何でもいいですが、自分で使いやすい場所1カ所にまとめて(あちらこちらにメモを分散させないようにして)、必ず毎日朝晩確認するようにしましょう。, さらに、あまり予定が立て込んでない日ほど「まだ余裕!」と勘違いしてしまいやすいので、意識して先取りすると、あとあと楽です。, 時間管理が苦手な人は100%見積もりが甘いです。もしかすると、見積もりすら立てていないかもしれません。, 見積もりが甘いと、短時間で終わると思っている行動が結局制限〆切までに終わらなかったり、待ち合わせに間に合わなかったり、予定を詰め込みすぎてしまったりします。(私はすべてに当てはまっていました), 先ほどスケジュール(時間割)について書きましたが、はじめのうちは見積もりがうまくないので、スケジュール通りに進まないはずです。, それを、半日~1日に1回振り返ると、だんだん自分の行動傾向を把握でき、見積もりがうまくなります。, ちなみに、 人が集中できるのは15~30分程度だそうです(大学の講義が途中で集中が切れますよね?)。集中が切れると、行動は遅くなるので、休憩を見積もりに含めるのもコツです。, 少しでも複雑な行動(いくつかのステップを経て、行動が完結するようなもの)に関しては、大きな枠でとらえるよりも、小さなステップに分けてからそれぞれにかかる時間を見積もる方がより現実的です。また、小さなステップに分ける方が実際に行動をする場合にも、一度にたくさんのことを考えなくていいので楽です。, 例えば、家事。「家事」とひとくくりにするよりも、洗濯機に入れる、洗濯を干す、クローゼットに戻す、床の物を片づける、掃除機をかける…このように1つ1つにかかる時間を見積もります。, また、初めての場面や、難しそう、苦手な場合は、一般的なイメージの1.5倍の時間で見積もります。, 時間管理が苦手でも、予定を立てるところまでは、実行している人が多いですが、実際にどれくらいかかっているかを計測している人はあまりいません。, 毎日すべての行動を計る必要はないと思いますが、実際の所要時間を知らないと次の見積もりに活かせませんので、まずは計ってみてください。, 例えば、家事の場合 だいたい、3分、5分、10分という区切りのいい数字で考えている方が多いようです。でも、例えば10分で見積もっていたら30分で3個終わる家事が、本当は1つ6分で終わるものだったら、30分で5個できるわけです。, 人はやりたくない・苦手なことは、より長くかかると見積もる傾向にあります。また、メールやSNSなどについては、時間を短く見積もっていることが多いです。, 私たちは、提出期限、支払い期限など「●月●日●●時まで」という明確な締め切りは、意識していますし、基本的には守れますよね。(時間管理が苦手な場合、このあたりから危ういケースも多々ありますが。), これらを、「取り掛かって、終わった時が終わりの時間」としていては、時間管理が苦手じゃなくても、たとえ1日が何時間あっても足りません。, はじめる時に、先に終わりの時間を決めておくのがポイントです。そして、決めた時間に終わらせること。そうすると、以下のようなメリットがあります。, 「時間があるはずなのに、結局やりたいことができない」という人には、特に効果てきめんです。, さらに時間管理を上達させるには「なぜ時間管理をするのか」の考え方も大切です。時間管理が苦手だと感じている方、もっとうまく使えるようになりたいと思っている方向けにセミナーも開催しています。, あなた自身を主役に、今の暮らしをもっと楽に楽しく。

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